Informativa privacy del portale Oggi Sposi

Chi tratta i dati

Il titolare del trattamento è Villa Schiuma S.r.l., Contrada Rondinelle snc, 75100 Matera (MT), partita IVA e codice fiscale 00557680774.

Ci si scrive a info@villaschiuma.it, PEC info@pec.villaschiuma.it, o si chiama lo 0835 386901. Le mail del portale partono da sposi@villaschiuma.it, e a quell’indirizzo si può rispondere.

I dati della coppia

Del matrimonio e di chi lo organizza il portale tiene:

• gli indirizzi email con cui si entra, al massimo due, uno per sposo: li colleghiamo noi, non ci si iscrive;
• il numero di telefono della coppia, se ce lo lasciate: serve a mandarvi promemoria e avvisi su WhatsApp invece che per mail;
• quello che scrivete nel portale — i numeri che dichiarate, le note, come componete i tavoli;
• il giorno e l’ora in cui avete letto questa pagina, con la versione che avete visto;
• il fatto che una nostra mail sia tornata indietro o sia stata segnalata come indesiderata, per smettere di scrivere a un indirizzo che non funziona.

Questi dati li date voi, o ce li dite a voce e li scriviamo noi per voi.

I dati degli invitati

Degli invitati il portale tiene quello che la coppia carica:

• nome e cognome;
• la categoria con cui siedono a tavola (adulto, bambino, sedia in più al tavolo, ospite della sola serata, tecnico — musicisti, fotografi, service);
• se serve un seggiolone, e a quale tavolo siedono;
• per chi mangia diversamente, il numero di telefono e la variazione alimentare scritta con parole libere: è un campo aperto, e può contenere un’informazione sulla salute — un’allergia, una celiachia, una terapia in corso;
• se una persona in sala è medico o infermiere: il portale registra questo e nient’altro, perché in una sala da 200 persone è utile sapere che c’è.

Nessuno di questi dati lo chiediamo all’invitato: li carica la coppia, che si impegna ad avvisare le persone che ha invitato (vedi «Quello che chiediamo alla coppia»).

Le tracce che il portale tiene

Oltre alla lista, il portale conserva:

• una riga per ogni modifica — chi l’ha fatta (l’indirizzo della coppia o il nome di chi lavora in Villa), quando, e cosa è cambiato;
• una fotografia della lista ogni volta che viene consegnata o congelata: resta com’era, perché la domanda di dopo è «cosa avevamo consegnato»;
• dei messaggi che vi mandiamo, i destinatari e il codice di consegna del fornitore, non il testo, che si ricompone ogni volta dai fatti;
• i normali dati tecnici di accesso che registra chi ospita il sito (indirizzo IP, data e ora), per sicurezza e per capire i guasti.

Perché li trattiamo

• Per organizzare il ricevimento che ci avete affidato: senza la lista non si apparecchia una sala e non si cucina. La base è il contratto fra voi e noi (art. 6.1.b GDPR).
• Per parlarvi mentre lo prepariamo: promemoria delle scadenze, conferma della lista ricevuta, fascicolo definitivo. Stessa base.
• Per sedere gli invitati e cucinare per loro: i dati che la coppia carica li trattiamo per far riuscire il ricevimento a cui quelle persone sono invitate (legittimo interesse, art. 6.1.f).
• Per servire a ciascuno un piatto che non gli faccia male: la variazione alimentare è un dato sulla salute. La cucina scrive all’invitato per farsela confermare da lui, e dal momento in cui risponde il dato lo ha dato lui (consenso esplicito, art. 9.2.a).

Non c’è nessuna profilazione e nessuna decisione presa da sola da una macchina. Non mandiamo pubblicità da questo portale.

A chi arrivano

• Alle persone di Villa Schiuma che organizzano il vostro evento, e ai reparti — cucina, sala — per quel che serve al servizio: i fogli stampati e gli iPad della sala, il giorno dell’evento, portano i nomi ai tavoli e le variazioni in sala e in cucina.
• Al nostro strumento di cucina (vs-intolleranze), che riceve dal portale i soli invitati con una variazione — nome, telefono, variazione, tavolo e tipo di menu — e per tutti gli altri un codice che dice solo «viene ancora». È un’app nostra, non un terzo.
• Ai fornitori che fanno funzionare il portale, che trattano i dati per conto nostro come responsabili e per nient’altro: chi ospita il database (Supabase, server in Germania), chi ospita le pagine (Vercel), chi consegna le mail (Resend), WhatsApp Business di Meta per i messaggi in chat, Google Workspace per le caselle dell’ufficio dove le mail arrivano. Un servizio esterno sveglia il portale a orari fissi per far partire i promemoria, e non riceve nessun dato.

Non vendiamo e non diffondiamo questi dati, e non li diamo a nessun altro se non quando una legge ce lo impone.

Dove stanno, e se escono dall’Unione europea

Il database del portale sta a Francoforte, in Germania. Alcuni dei fornitori qui sopra sono società statunitensi: per quel che passa da loro i dati possono essere trattati anche fuori dall’Unione europea, sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea o delle decisioni di adeguatezza, dove ci sono.

Quanto restano

Dodici mesi dopo la data dell’evento il portale fa da solo una cosa sola: toglie i nomi. Gli invitati diventano «Ospite 1», «Ospite 2» e così via, telefoni e variazioni spariscono, gli indirizzi e il numero della coppia pure, e quel che resta sono i numeri — quante persone, quanti tavoli, quanti bambini — che ci servono a far meglio la volta dopo.

Il termine parte dalla data dell’evento e non da quando abbiamo aperto il portale: una coppia che comincia a settembre per maggio tiene i suoi dati venti mesi in tutto, ed è giusto che sia il giorno del matrimonio a far partire il conto.

Prima, se ce lo chiedete: lo facciamo su richiesta, a evento concluso o annullato.

Le copie che vivono fuori dal portale — il fascicolo in PDF che l’ufficio scarica prima dell’evento, le mail con l’allegato nelle nostre caselle, i dati passati alla cucina, i backup — non seguono l’orologio del portale: le cancella l’ufficio, entro lo stesso termine, seguendo una procedura interna.

Dopo l’anonimizzazione la coppia non vede più il suo evento nel portale: il collegamento fra voi e l’evento è esso stesso un dato personale, e se ne va con gli altri.

I vostri diritti

Potete chiederci in ogni momento di:

• sapere quali dati abbiamo e averne copia;
• correggere quello che è sbagliato;
• cancellare quello che non serve più;
• limitare o fermare un trattamento, e opporvi a quelli che facciamo per legittimo interesse;
• ricevere in un file i dati che ci avete dato voi, o farli passare a qualcun altro;
• ritirare il consenso, dove il trattamento si regge sul consenso: quello che è stato fatto prima resta valido.

Basta una mail a info@villaschiuma.it. Rispondiamo entro un mese. Se qualcosa non vi torna potete rivolgervi al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Una cosa la diciamo prima: se ci chiedete di cancellare i dati di una persona mentre stiamo ancora preparando l’evento, quella persona non potremo più sederla a un tavolo né cucinare per lei. Ve lo facciamo presente e poi facciamo come dite.

Quello che chiediamo alla coppia

I dati dei vostri invitati li caricate voi, e su quelli la responsabilità è anche vostra. Vi chiediamo due cose.

• Caricate solo quel che serve a tavola. Per mangiare diversamente basta «celiaca» o «non mangia pesce»: non ci serve una diagnosi, e quello che non ci serve preferiamo non averlo.
• Ditelo ai vostri invitati. Che nome, tavolo e — per chi mangia diversamente — numero di telefono e variazione arrivano a Villa Schiuma per organizzare il servizio, e che questa pagina si legge a https://sposi.villaschiuma.it/sposi/informativa. Mandate quel link a chi ve lo chiede.

Se sei un invitato

Questo portale non l’hai mai visto, ed è giusto che tu sappia come facciamo ad avere i tuoi dati: ce li ha dati la coppia che ti ha invitato. Il tuo nome, il tavolo dove siederai e, se mangi diversamente, il tuo numero di telefono e quello che non puoi mangiare.

Li usiamo per una cosa sola: farti trovare il posto giusto e il piatto giusto. La nostra cucina ti scrive su WhatsApp dal numero +39 371 751 9705 per farsi confermare da te la variazione, perché su una cosa che riguarda la tua salute preferiamo sentire te e non chi ti ha invitato. Se non rispondi, resta quello che ci ha detto la coppia.

Il tuo nome e il tuo numero non li usiamo per altro: niente pubblicità, niente liste, niente passaggi a terzi. Dopo il matrimonio seguono la stessa strada di tutti gli altri dati (vedi «Quanto restano»).

Se vuoi sapere cosa abbiamo scritto di te, correggerlo o farlo cancellare subito, scrivi a info@villaschiuma.it o rispondi a quel numero: fa lo stesso.

Cookie

Il portale non ha cookie di profilazione, non misura le visite e non ha nessuno strumento di statistica. C’è un solo cookie tecnico, quello che tiene aperta la sessione dopo che si è entrati dal link: senza, il portale non saprebbe chi sei a ogni pagina. Non scade da solo e si chiude con «Esci».

Per questo non trovi nessun banner da accettare: non c’è niente da accettare.

Come si entra, e come teniamo i dati al sicuro

Nel portale si entra con un link che arriva per mail, a uso singolo: niente password da ricordare e da perdere. Gli indirizzi collegati a un evento sono al massimo due e li colleghiamo noi.

Ogni modifica passa dai nostri server, che la registrano insieme a chi l’ha fatta: il browser non scrive mai da solo nel database. I dati viaggiano cifrati, il database è ad accesso limitato, e ogni coppia vede il suo evento e nessun altro.

Il giorno dell’evento hostess e maître guardano la lista dagli iPad della sala, con un codice che apre solo gli eventi di quel giorno e in sola lettura: vedono quello che c’è sui fogli stampati, e i numeri di telefono no.

Quando questo testo cambia

Ogni versione ha un numero e una data, e le trovate in fondo alla pagina. Se cambiamo qualcosa di sostanziale — dati nuovi, un destinatario nuovo, un uso diverso — alziamo il primo numero e vi chiediamo di rileggere; se correggiamo una frase per renderla più chiara alziamo il secondo e non vi disturbiamo.